Аналитик

О профессии

А теперь подробно разберем, с какими функциями связана работа референта и чем занимается этот специалист.

Приём и отправка корреспонденции, регистрация её в специальном журнале, делопроизводство;
Составление графика дел на день для руководителя;
Организовывает приём сторонних лиц;
Сортирует входящую корреспонденцию по важности и отделам назначения;
Готовит документы на подпись;
Готовит доклады и презентации для руководителя;
Осуществляет приём телефонных звонков и их переадресацию;
Организовывает комфортное проведение совещаний, переговоров и встреч руководителя;
Заказывает канцелярию, воду, кофе и чай для офиса руководителя;
Архивирование документов;
Занимается заказом билетов, бронированием гостиниц;
Обеспечивает бесперебойную работу оргтехники путём вызова мастеров для её своевременного обслуживания.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

• 3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
• 3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
• 3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
• 3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
• 3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
• 3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
• 3.7. Вести прием посетителей.
• 3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
  • оформление приказов по личному составу;
  • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
  • оформление трудовых книжек;
  • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
  • оформление командировочных документов;
  • оформление листов нетрудоспособности;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
• 3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
• 3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
• 3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
• 3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Как пройти собеседование

Если вы решили, что справитесь со столь ответственной работой, то следует подать резюме на имеющиеся вакансии. Обязательно проверить грамотность ответов. Учтите, что орфографические ошибки сведут ваши шансы к нулю сразу же. Стилистика также должна быть сдержанно деловой. Каждое ваше слово будет тщательно взвешено и обдуманно. Потом начнутся «испытания». Вам придется некоторое время посвятить тому, чтобы доказать, что вы сумеете быть достойным помощником руководителя. Каждая фирма придумывает свои методы. Впрочем, готовьтесь к тому, что вам придется разговаривать с различными должностными лицами, подготовить несколько официальных документов, ответить на пару телефонных звонков. Нужно учесть еще и то, что ваша внешность будет строго контролироваться. То есть «осмотрят» с головы до ног. Чаще всего вы должны будете демонстрировать деловой стиль в одежде (макияже, прическе). Также нежелательно пользоваться сильными ароматами. Продумайте каждую мелочь! Все в вас должно быть неброским, но привлекательным. Совет: держитесь скромно, но уверенно. Проявляйте сообразительность, но не наглость. Тогда все должно непременно получиться!

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

• повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
• отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
• необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
• умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
• наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Задача секретаря -обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности фирмы

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

• использование законодательных актов РФ;
• применение в практической работе Устава фирмы;
• наличие методических, практических и нормативных материалов;
• использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
• знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
• умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим требованиям:

• наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
• стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

• знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
• иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
• уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
• использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
• уметь перевести важные документы;
• соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Существуют образовательные курсы для получения квалификации секретаря-референта

Основные функции

На долю секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт — профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.

Особенности профессии референта

            Референтом называется должностное лицо в организации, которое выполняет обязанности помощника руководителя. В обязанности референта входит выполнение таких задач, как сбор материалов документального характера с целью ознакомления и изучения их руководителем, консультации по разным вопросам, составление докладов, общение с партнерами, назначение встреч и т.д. В каждом конкретном случае при приеме на работу с референтом уточняют круг его непосредственных обязанностей. Как правило, сегодня должность референта совмещают с секретарем – в таком случае секретарь выполняет все функции референта.

            В первую очередь референт является человеком, который помогает руководителю и облегчает его работу. Начальник любого ранга сможет работать более эффективно и успешно, если мелкие задачи будет выполнять квалифицированный специалист, на которого можно положиться. В функции современного секретаря-референта входят работа с базами данных, делопроизводство, координация и организация связей между отделами, обеспечение комфортной работы руководителя, непосредственная помощь ему.

            Значимость профессии референта в современном мире достаточно серьезная, так как без правильного управления и координирования не сможет функционировать ни одна компания. А руководитель может уследить далеко не за всем, поэтому многие мелкие обязанности ложатся на плечи его помощника

Несмотря на то, что глобальные вопросы и проблемы решает руководитель, его работа часто сильно зависит от профессионализма референта – если не была назначена встреча, не заказаны билеты на самолет или не отослано важное деловое письмо, то вряд ли развитие компании будет стремительным, а процветание – постоянным

            Среди требований к референту основными являются такие, как собранность, ответственность, высокий уровень интеллекта, коммуникабельность, умение быстро принимать решения и ликвидировать различные проблемы, организовывать время и назначать встречи. Желательным является знание нескольких иностранных языков, умение не говорить лишнего и хорошая внешность. Учитывая то, что секретарь-референт является представителем компании и часто партнеры, клиенты общаются именно с ним, сотрудник должен быть готов к тому, что придется строго соблюдать дресс-код, следить за своей внешностью, всегда идеально выглядеть, даже после бессонных ночей и стрессов.

            Секретарь должен разбираться в сфере деятельности компании, в которой работает. Так, если фирмой производится и реализовывается учебная мебель для школы, то желательно, чтобы секретарь обладал хотя бы минимальными знаниями об этом деле, так как ему придется работать именно в этой сфере. Референт должен обладать идеальным самообладанием, производить благоприятное впечатление на клиентов и партнеров фирмы, знать правила этикета, уметь вести себя на различных мероприятиях.

Как составить резюме секретаря

Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

• выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
• рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
• предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
• внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
• принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
• предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
• осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
• осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Что входит в обязанности секретаря-референта?

Специальность секретаря-референта появилась не очень давно. В настоящее время, чтобы получить эту должность, многие руководители фирм требуют наличие диплома о высшем образовании. Функциональные обязанности референта шире, чем простого секретаря.

Истоки профессии

Первоначально секретарями были только мужчины. Специальность появилась в Древнем Риме. Название происходит от латинского слова secretus, что в переводе означает доверенное лицо. Эти должностные лица имели большую власть, подменяли собой господ в решении важных событий.

https://youtube.com/watch?v=umVrAiJQB1I

В стародавние времена русские цари держали при себе писарей. Они писали их указы под диктовку, работали с официальными бумагами. Писарь был неотъемлемой частью работы при дворе. Впоследствии профессия немного видоизменилась и модернизировалась.

К концу XIX столетия, когда была сконструирована печатная машинка, секретарями стали назначать и женщин. Немного позднее возникла новая усовершенствованная должность: секретарь-референт. В связи с развитием информационных технологий, возникла новая модификация в профессии: виртуальный секретарь.

Кто может претендовать на должность

Рабочий день специалиста обычно имеет такую же продолжительность, как и у директора. На должность могут претендовать лица, которые:

1. Окончили высшее учебное заведение.
2. Имеют стаж работы от 1 года (требования некоторых руководителей).
3. Уметь пользоваться принтером, сканером, копиром, факсом (офисной техникой).
4. Знают делопроизводство.
5. Свободно говорят и пишут на английском (других языках).
6. Владеют программами Microsoft Office, Excel, Word.

Обязанности

Секретарь-референт обычно в курсе всех событий, движений, происходящих в организации, где он работает. Это правая рука начальника, на которую тот опирается в моменты отсутствия. Вся деловая документация оформляется им. К должностным обязанностям относятся:

• вся работа с документацией (подготовка, контроль, согласование с руководством, доведение до нужных лиц);
• контроль над выполнением приказов, поручений, решений администрации;
• приём посетителей;
• подготовка залов, документов к собраниям, заседаниям, совещаниям, планёркам руководства, партнёров, сотрудников;
• формирование дела, согласно номенклатуре, своевременная сдача в архив;
• ответы на звонки, сообщения;
• подготовка к поездкам (заказ билетов, бронирование гостиницы);
• заказ канцелярских товаров;
• обеспечение руководителя напитками, продуктами, перекусами (по желанию некоторых начальников)
• создание оптимальных условий для работы руководителя;
• работа с базой данных;
• уход за оргтехникой;
• обеспечение административной, управленческой деятельности.

Преимущества специальности

• позволяет завязать деловые связи;
• даёт опыт деловых контактов;
• относится к востребованным;
• наблюдение за работой руководителя даёт опыт руководящего стиля поведения, вырабатывает умение справляться с производственными проблемами.

Недостатки профессии

К ним можно отнести:

1. Работа в выходные дни.
2. Командировки.
3. Стрессовые ситуации.
4. Деятельность при спешке, в форс-мажорных обстоятельствах.

Получить профессию

Желающие работать в данной сфере должны знать, что они всегда будут на виду, взаимодействовать с руководящими кадрами.

Он должен быть готов к тому, что ему придётся выполнять часть работы своего начальника. Для получения диплома необходимо окончить ВУЗ по специальности государственное и муниципальное управление.

Если у претендента уже есть высшее образование по другой специальности, он может окончить курсы секретарей-референтов, получить сертификат. Также существуют программы переквалификации, где обучаются этой специальности. Но стоит получить документ об образовании, поскольку сейчас много специалистов теряют заработок из-за несоответствия диплома.

Исчезнет ли профессия

Существует реальная угроза исчезновения профессии секретаря-референта. Причиной тому служит интенсивное развитие интернет-технологий. В настоящее время уже создан софт, который самостоятельно может:

• составить расписание;
• принять звонок от посетителя, партнёра;
• запланировать встречу;
• заказать авиабилет в командировку.

Недостатки профессии референт

Так как работа референта неразрывно связана с высоким уровнем ответственности, ему приходится постоянно находиться в условиях сильнейшего психо-эмоционального давления, что может сильно изматывать нервную систему. Дополнительным стрессовым фактором является то, что чаще всего все задачи нужно выполнять в максимально сжатые сроки.

Рабочий день секретаря-референта достаточно часто бывает ненормированным – как правило, личный помощник находится в офисе то тех пор, пока руководитель не уедет домой. При этом ему иногда приходится выходить на работу в выходные/праздничные дни, и достаточно часто отправляться в командировки (как самостоятельно, так и в качестве сопровождающего лица).

В течение дня референту необходимо обрабатывать огромное количество информации, свободно оперировать ею и держать в уме много данных, что очень изматывает как физически, так и эмоционально.

Преимущества профессии референт

Самое главное преимущество этой профессии – востребованность. Сегодня референты нужны практически в любых организациях, поэтому найти работу даже неопытному специалисту не составит особого труда. Если же референт обладает большим опытом работы и зарекомендовал себя только с положительной стороны, то он может претендовать на место с хорошей заработной платой (а размер зарплаты референтов по России колеблется в пределах 15-85 тысяч рублей).

Работая на должности личного секретаря руководителя можно в совершенстве овладеть искусством налаживания деловых контактов и обзавестись полезными знакомствами. При этом тесный контакт с человеком, который уже достиг вершин в карьере, позволяет многому у него научиться: умению выстраивать отношения с подчиненными, стилю руководства, ведению деловых переговоров и т.д.

Также нужно сказать, что постоянная работа с документацией дает возможность получить отличную подготовку в сфере менеджмента, юриспруденции и экономики.

Особенности

Профессия «секретарь» своими корнями восходит ко временам Древнего Рима. «Секретарями» являлись доверенные лица императоров – мужчины, имевшие большое политическое влияние. Свое новое начало эта профессия получила в годы Первой мировой войны, но уже подразумевала под собой выполнение совсем других обязанностей. До нашего времени дошли лишь отголоски первоначального значения «секретаря» в виде таких должностей, как генеральный секретарь и государственный секретарь.

В наши дни профессия секретарь-референт требует выполнения работы, связанной с документами, организацией делопроизводства, управлением оргтехникой и другими функциями. Важными навыками для секретаря-референта считаются коммуникабельность и внимательность. Приставка «референт» означает, что сотрудник будет общаться с начальством по поводу различных рабочих дел. Очевидно, что конкурентность среди желающих занять эту должность высокая, особенно в больших фирмах или компаниях. Специфика навыков, которыми должен обладать секретарь, иногда может зависеть от области деятельности фирмы. Проще говоря, в фирме, занимающейся сбытом техники, секретарю нужно будет знать тонкости ведения бизнес-переговоров. Однако это вовсе не обязательно, для каждой компании все индивидуально.

Крупные рекрутинговые компании утверждают, что эта должность, наряду с должностью водителя и другими подобными вакансиями, предполагает большое количество переработок во внерабочее время. Люди, находящиеся на данных позициях, вынуждены подстраиваться под график начальства и быть готовы работать чуть ли не 24/7. Сейчас популярность набирают «виртуальные секретари», которые выполняют большую часть обязанностей обычного секретаря для тех фирм, которые не имеют возможности снимать офис или же попросту этого не делают этого из-за экономии средств

Отдельно нужно отметить важность внешнего вида секретаря. Секретарь должен одеваться в деловом стиле, избегать яркого, эпатажного и неуместного макияжа, причесок