5с совершенствование

Методика 5S

Инструмент системы бережливого производства, позволяющий улучшать производственный процесс, уменьшать потери, организовывать рабочие места, тем самым повышать производительность труда предприятия, в целом.

Подразумевает организацию каждого рабочего места с использованием визуальных подсказок для достижения оптимальных результатов деятельности.

Является одним из основополагающих инструментов бережливого производства и позволяет облегчить процесс внедрения последующих методик бережливого производства, оптимизирующих рабочие и технологические процессы.

Схематично применение концепции системы 5S бережливого производства представлено на рисунке 1.

Рисунок 1- Методика 5S системы бережливого производства

Данная методика включает в себя пять основных стратегий, которые мы рассмотрим на примере объекта общественного питания (например, кафе, ресторан, кофейня и тд.):

1S – сортировка, т.е отсортировать только то, что действительно необходимо для достижения результата на «нужное» и «не нужное».

Например, для приготовления определенного блюда необходимо расположить на рабочей поверхности только те ингредиенты, которые используются в рецептуре. Захламление стола ненужными продуктами приведет к существенной потере времени.

2S – соблюдение порядка, т.е. необходимые предметы для работы должны быть легко доступными.

Ингредиенты или составляющее блюда, используемые наиболее часто (например, специи, сахар, растительное масло и тд.), должны располагаться в максимально удобном и доступном месте, чтобы быть «всегда под рукой».

3S – содержание в чистоте, т.е отсутствие траты ресурсов на наведение порядка;

Постоянное поддержание чистоты на рабочем месте в процессе приготовления блюда позволяет оптимизировать и упростить технологический процесс, тем самым экономит временные, человеческие и другие ресурсы.

4S – стандартизация, т.е разработка инструкций на каждое рабочее место с шаблонами действий в определенных условиях;

На объектах общественного питания должны быть четко разработаны инструкции на персонал, на технологическое оборудование и блюда (рецептуры) с четко указанным описанием обязанностей, процесса и количества ингредиентов.

5S – совершенствование, постоянная оптимизация процесса для удовлетворения потребителя.

Любое блюдо можно доработать с применением оптимального технологического режима, экономя энергетические, временные ресурсы, либо используя альтернативное сырье по выгодной стоимости.

Внедрение методики 5S бережливого производства позволяет предприятию:

• оптимизировать технологический процесс на всех этапах производства продукции,
• сокращать затраты ресурсов (временных, экономических, человеческих и тд),
• рационально использовать площади и помещения предприятия с оптимальной расстановкой технологического оборудования и персонала,
• рационально распределять рабочее время персонала,
• повышать качество конечного продукта.

Внедрение системы бережливого производства позволяет предприятию достигать следующих показателей:

• увеличивать объем выпуска продукции, тем самым повышая эффективность труда,
• сокращать издержки производства,
• увеличивать рост общей производительности и качества продукции,
• улучшать условия труда персонала,
• снизить потери при производстве продукции,
• стремиться к повышению удовлетворенности потребителей.

Достигнув данных показателей, предприятие сможет выйти на более высокий уровень развития, максимально приблизившись к достижению поставленных целей.

Эксперты группы компаний «Стандарт Качества» являются квалифицированными консультантами, аккредитованными в национальной системе Германии по внедрению в предприятия принципов бережливого производства. Мы стремимся к повышению эффективности работы наших клиентов, так как Ваш успех — это наш успех!

Вы можете уточнить у наших экспертов интересующие Вас вопросы. Экономьте свое время — оставляйте заявку с вопросом, и мы бесплатно предоставим Вам исчерпывающую консультацию!

Обращайтесь к нам при возникновении любых вопросов по оценки подтверждения соответствия, мы будем рады дать Вам ответы на все интересующие Вас вопросы.

Этап 1 – Сортировка и избавление от лишнего

На первом этапе необходимо удалить из зоны все, что считается лишним и ненужным именно в этой зоне. Например, на кухне не обязательно иметь десяток кастрюль. Выберите те, которыми вы чаще всего пользуетесь, и которые оптимально подходят по размеру для вашей семьи. Художественной литературе тоже не место на кухне, в ванной комнате не нужно хранить пылесос, а в детской тазик для белья(если только это не специально спроектированное вами место хранение для этих предметов).

Оставшиеся предметы, инструменты и оборудование необходимо разделить на постоянно используемые и те, которые используются периодически.

Этот этап очень похож на Разхламление из систем Флайледи и Анонимные неряхи (почитайте статьи «Метод Везувий и Рашмор» и «Метод Маунт Вермонт»).

Как внедрить 5S – 1 этап

1 этап – уборка, сортировка и удаление ненужного

Определение критериев для сортировки.

Отложите все необходимое в сторону. Все, что подвергается сомнению в другое место. Что не используется – либо выбросить, либо в места дальнего хранения. Знаете, в каждом доме есть антресоли, куда складывается вещи, которые редко используются.

В месте дальнего хранения  нужно раз в полгода  проводить ревизию. Если не использовалось в течение этого периода, выкидывать.  И 3 «кучка» — это вещи, подвергающиеся сомнению: нужно-не нужно.

На начальном этапе мы устраивали «субботники» после каждого рабочего дня целую неделю. Потом шутили: «копили добро годами, а разобрать хотим за час»

Определение места временного хранения – «зона хаоса»

Сделать временную зону хаоса, куда помещать все предметы «без решения»

Обращаю внимание, временную. Через месяц этого понятия быть не должно

Пометьте красным маркером или изолентой «место хаоса».

Система 5 гибкая система, ее необходимо подстраивать под компанию и коллектив. Где-то можно сделать общую временную зону, у кого-то это будет индивидуальное, свое место «неразберихи».

Удалить ненужные предметы – значит сократить количество предметов до нужного в данное время. Сортировка, произведенная правильно, перестает быть лишь наведением порядка,  фактически она становится инструментом для полного обновления рабочего места.

5 этапов 5s системы

<?php if ( ! is_single ( array(883, 15772, 33900, 37506) ) ) { ?><?php } ?>
Каждый работник, желающий организовать свое рабочее место по системе 5s, должен выполнять 5 этапов, которые обозначаются японскими иероглифами:

1. 整理 (Seiri), что можно перевести, как «сортирование».

   То есть, все имеющиеся на его рабочем месте материалы сотрудник должен поделить на три кучки: очень нужные (те, что используются постоянно в работе), частично нужные (которые используются нечасто) и совершенно ненужные для работы (они никогда вам не пригодятся).

2. 整頓 (Seiton) переводится, как «порядок».

   Вам нужно навести порядок на своем рабочем месте (и самое главное – поддерживать его!) таким образом, чтобы все нужные вам вещи находились в зоне видимости, были легкодоступны (а не покоились под завалами хлама), были максимально удобными в использовании.

   К тому же, следует позаботиться о том, чтобы после применения их можно было запросто вернуть на место, не тратя на это много времени.

3. 清掃 (Seisō).

   С японского это слово переводится, как «уборка».

   Все предельно просто: вы должны регулярно (не раз в месяц, а – каждый день!) убирать свое рабочее место, чтобы оно было чистым и опрятным.

   Дотошные японцы вообще убирают свое рабочее место три раза в день:

   • утром (нужно приходить за 10–15 минут до начала рабочего дня, чтобы протереть пыль и подготовиться к труду);
   • в обед (обычно обеденный перерыв длится 1 час, постарайтесь уложиться в 50 минут, а оставшиеся 10 минут посвятить уборке своего рабочего места);
   • вечерняя (заканчивать свой рабочий день нужно не фразой «Ура-а-а! Наконец-то свободен!», а уборкой, чтобы на утреннее наведение порядка тратить как можно меньше времени).

4. 清潔 (Seiketsu) – «чистота», хотя более популярен другой перевод: «стандартизация».

   Дело в том, что японцы – аккуратная и педантичная нация.

   Если они внедряют какую-то систему, то без рабочих пошаговых инструкций, составления письменных планов, прописанных бонусов за выполнение предписаний руководителей, не обойтись.

   Да и вообще, в любом деле полезно иметь письменные должностные инструкции.

   Так вы избежите объяснений балбесов и лентяев, типа «А я не так понял…».

5. 躾 (Shitsuke), что переводится, как «воспитание».

   То есть, вы, как руководитель, должны не просто в двух словах объяснить на планерке, что с сегодняшнего дня мы внедряем какую-то японскую систему, а максимально точно, с иллюстрациями и примерами растолковать сотрудникам, чего вы от них хотите, а так же – следить за тем, как они выполняют ваши инструкции.

   Особо старательных нужно премировать, отстающих – штрафовать.

В чем же ее суть?

Само название “система 5S” говорит о том, что она состоит из пяти правил, название каждого из которых начинается на букву S (в русском языке – С). По-японски они звучат следующим образом: Сэири, Сэитон, Сэисо, Сэикэцу, Сицуке. На английском языке так: Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain. А на русском так: Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Сортировка

Все предметы, находящиеся на рабочем месте, нужно разделить на три категории. В первую нужно включить вещи, которые всегда должны быть под рукой, потому что без них мы просто не сможем работать, — это будут всегда необходимые вещи.

Ко второй категории отнесем вещи, которые могут нам понадобиться, а могут и не понадобиться. То есть мы ими пользуемся, но не всегда. И это будут вещи, которые нужны иногда.

И в третью категорию попадут вещи, которые неизвестно как оказались на нашем столе и непонятно что там делают, потому что для работы они нам совершенно не нужны. Это просто ненужные вещи.

Вещи третьей категории нужно убрать туда, где им место, а вещи первой и второй категории разложить в порядке их надобности. Но об этом — далее.

Соблюдение порядка

Теперь мы должны разложить необходимые вещи и вещи, нужные иногда, так, чтобы было максимально удобно ими пользоваться: чтобы мы не тратили время на их поиск, а могли найти каждую из них быстро и едва ли не с закрытыми глазами и при этом случайно себя не травмировать. И здесь японцы предлагают исходить из 4-х критериев:

1. Нужная вещь должна лежать на видном месте;
2. Она должна лежать так, чтобы до нее можно было легко дотянуться, не вставая со своего рабочего места;
3. Вещь, необходимая для работы, может использоваться на расстоянии, потому что она не предназначена для того, чтобы ее брали в руки, — например, тот же монитор. Если рабочий процесс предполагает параллельную работу с компьютером, то он должен стоять так, чтобы мы периодически не пересаживались в поисках удобного положения, а заняли его сразу;
4. Необходимые предметы должны быть расположены так, чтобы их можно было не только быстро взять, но и так же быстро вернуть на свое прежнее место после того, как они станут не нужны. В противном случае к концу дня наш стол будет загроможден лишними предметами, мешающими отыскать нужную вещь.

Содержание рабочего места в чистоте

Во-первых, его нужно разбить на зоны. Каждая из них будет предназначена для определенной группы предметов: например, все документы займут одну зону, канцелярские принадлежности — другую, компьютерная техника — третью и т. д.

Во-вторых, в течение рабочего дня предметы таки имеют свойство “расползаться” по столу и “прятаться” так, что мы долго не можем их найти. Поэтому не ленимся возвращать их на свое место — лучше это делать в конце рабочего дня. Это займет каких-нибудь пять минут, а сэкономим мы намного больше.

Стандартизация

Она означает то, что вышеперечисленные правила должны восприниматься как некий единый стандарт, обязательный для соблюдения абсолютно всеми работниками.

На предприятиях предлагается закрепить эти стандарты нормативными документами, с которыми должен ознакомиться каждый сотрудник. Если же система 5S используется в личных целях, то ее выполнение зависит от самодисциплины и сильного желания повысить эффективность своей работы.

Стоит сказать, что ни один нормативный документ не заставит человека работать продуктивно, пока он сам внутренне не проникнется необходимостью оптимизировать свой труд. Очевидно, что японцев не нужно было заставлять и уговаривать: им свойственно стремление к порядку, и они привыкли работать в команде, отвечая не только за себя, но и за остальных ее членов. Они не только сами стараются работать хорошо, но присматривают и помогают другим сотрудникам. И в результате команда работает быстро и слаженно.

Совершенствование

Совершенствование предполагает доведение всех действий до автоматизма — они должны стать необходимой привычкой, когда не нужно будет контролировать их напоминать себе о том, что нужно навести порядок на рабочем столе.

Казалось бы, ничего нового японцы не придумали. Ознакомившись с их “секретами”, мы испытываем разочарование: нам кажется, что над нами просто посмеялись. Ведь о том, что каждая вещь должна иметь свое место, мы знаем с детства и этому же учим своих детей. Но очевидно, что знать — мало. Секрет в том, чтобы никогда не отступать от этих правил. Однако практика показывает, что нет ничего сложнее, чем соблюдать простые правила. У японцев это получается так, как ни у кого больше!

Инструменты для совершенствования.

Инструментов, которые окажут вам помощь при внедрении 5С существует достаточно много, потому что 5С самый популярный инструмент. В данной статье приведу некоторые из них:

2. Плакаты

Плакаты несут роль напоминания о системе 5S. Люди в любой момент могут вспомнить. в чем заключается суть того или иного этапа.

3. Информационные доски

На досках размещается информация о том, как проходит процесс внедрения. Любимый вид информации – это фотографии “Было” и “Стало”.

5. Справочники по 5С

Часто их делают карманными, чтобы можно было выдать рабочим. Люди должны иметь возможность в любой момент времени ознакомиться с кратким описанием системы.

6. Визиты на другие заводы или с других заводов

Очень хороший инструмент в части развития системы 5С. Потому что, когда человек находится все время в своей зоне, то он перестает видеть пути улучшения.

7. Месячники по 5С

Как правило, организовывают раз в год. Форма проведения может быть различной. Это и соревнования по системе 5С, семинары и т.п.

Неправильное применение научного метода

Научный метод, набор статистических данных – это, безусловно, самый надежный источник достоверной информации о процессах, но не в том случае, когда дело касается 5С. В идеале, этот метод работает и для 5С, однако вот как это выглядит на практике:

Допустим, мы решили определить частоту использования инструмента. В этом случае за рабочим устанавливается наблюдение и фиксируется, какой инструмент он использует в течение рабочего дня. Однако, проводить полноценный эксперимент слишком дорого, т.к. время специалиста, который осуществляет наблюдение, тоже стоит денег, поэтому статистика набирается дня 2. Что можно получить по такой выборке? Искаженные данные. При том такие, в верности которых не будет сомнений, ведь они получены на основе зафиксированных в ходе наблюдения фактов.

Почему же данные получаются искаженными?

• Зачастую, выполняемые работы на многих рабочих местах день ото дня бывают разными, а значит вы будете основывать свою точку зрения только на тех работах, которые случайным образом попали на время наблюдения. Прошу заметить, что это вовсе не означает то, что это самые часто выполняемые работы, и принцип Парето тут неприменим опять же из-за слишком малого промежутка времени;
• выборка настолько мала, что половина инструмента может быть не использована ни разу.

В результате у вас есть четкие и очень точные данные: крестовая отвертка использовалась 56 раз, пассатижи 22 раза, а вот киянка ни разу и поэтому должна быть удалена из рабочей зоны. Рабочий, конечно, против, однако против цифр не попрешь.

В качестве меньшего из зол я все же предлагаю прислушиваться к экспертной оценке рабочего о частоте использования инструмента. В случае ответа «да я все использую, что угодно может пригодиться!», нужно проявить терпение и продолжить выведывать информацию наводящими вопросами по каждому инструменту или группе инструментов по очереди.

Если вы решили правильно применить научный метод, то прошу учесть, что он всегда имеет погрешность, и тем она меньше, чем выборка больше. Чтобы защититься от ошибок, вам следует организовать зону карантина, в которую вы поместите предметы, признанные неиспользуемыми. Смысл в том, чтобы определить, действительно ли к этим предметам не было обращений за весь период существования зоны карантина. Если предмет изымается для использования, его не следует возвращать обратно в карантин, а необходимо разместить на рабочем месте, сделав частью 5С.

На практике иногда не получается определить, действительно ли к зоне карантина не было обращений или предметы были возвращены обратно в карантин по причине не следования правилам обращения с зоной карантина. Даже если вы проведете обучение, а также вывесите на информационном стенде правила пользования зоной карантина, у вас все равно не будет гарантий того, что люди следуют системе. Однажды я использовал незаметную пломбу, за целостностью которой потом следил, чтобы проследить использовался ли в действительности инструмент.

Пример:

Как провести этап сортировки в инструментальном шкафу токаря-универсала.

Фото 7 — Инструментальный шкаф токаря

Токарь накапливал весь этот инструмент годами и все это считает необходимым. Здесь хранятся сверла, метчики, плашки, напильники, наждачная бумага и т.д.

Проведение 5С здесь можно сравнить с высеканием статуи: медленно и осторожно убираем все лишнее. Никакого насилия и давления, иначе рабочий махнет рукой и скажет «а, делайте, что хотите!»

Медленно, но верно проводим беседу, выясняем подробности и рекомендуем (!) рабочему убрать те или иные посторонние предметы. Окончательно решение он должен принять сам. Убрать то, что он сам сочтет в ходе размышлений ненужным, а оставшееся расположить рационально под чутким присмотрим специалиста по оптимизации производства. Если применить насильственную сортировку, основываясь на фрагменте статистических данных, то можно очень сильно навредить производительности, а также разгневать рабочего.

Стоимость привычки

Хорошая хозяйка знает, что приготовление борща займет меньше времени, если овощи заранее куплены и лежат в строго определенном месте, приправы стоят на полке, а посуда вымыта. Если же ей придется готовить в чужом доме, привычный процесс увеличится на лишние полчаса.

Эти же принципы применимы к любой деятельности. Порядок, быстрый доступ к необходимым предметам и чистота позволяют делать работу быстро и качественно, получая положительные эмоции, а не раздражение. Люди часто не придают большого значения тому, что кажется простым, позволяют себе оставить неубранным рабочее место, засунуть бумаги или инструменты туда, где будут их долго искать на следующий день. Конечно, есть, личности, для которых дисциплина и порядок – вторая натура, но таких меньшинство. Но если мы сможем сформировать правильные привычки, то выиграем много времени, сил и денег. А на производстве этот выигрыш еще и умножается на количество сотрудников. Так что бороться за порядок на рабочем месте стоит всегда.

Первыми подсчитывать ущерб от бесполезных действий сотрудников начали американцы – они анализировали, почему один бизнес успешен, а другой нет, пытаясь найти способы увеличения прибыли. Основатель знаменитой гостиничной сети Уиллард Марриотт когда-то начинал c ресторанного бизнеса. Он стоял за спиной у каждого сотрудника с часами в руках и подсчитывал количество минут, необходимое для реализации той или иной операции. На основе своих подсчетов он разрабатывал стандарты, гарантирующие не только качество блюд, но и скорость обслуживания, которая для любой сферы услуг является показателем уровня сервиса. Сегодня у любого сотрудника сети отелей Marriott есть четкие инструкции, через сколько секунд он должен поднять телефонную трубку, сколько времени должна занимать уборка комнаты и так далее.

Примерно так же поступали основатели McDonald’s Дик и Мак Макдоналды – они организовали работу кухни в своем ресторане в Сан-Бернардино подобно конвейеру Форда, только вместо машин собирали бутерброды. И это помогало им одновременно обслуживать огромное количество клиентов. Кухня в ресторанах McDonald’s и сейчас открытая, любой клиент может видеть систему приготовления блюд, которая работает как часы.

Но самой благодатной почвой для внедрения научных методов организации труда стал азиатский рынок – этому во многом способствовала местная корпоративная культура. В конце 1940-х годов прошлого века японцы пригласили читать лекции американца Эдварда Деминга. Гуру менеджмента научил их, что качество продукции основывается прежде всего на точных расчетах и правильных привычках. Разработанные Демингом подходы легли в основу японской системы менеджмента 5S, которую в стране восходящего солнца внедрили сначала на производстве, а затем и повсеместно. 

Трудности перевода: причина № 2

Поскольку 5S – японский метод, частично проблема заключается в неточности перевода. Причем двойного, потому что сама концепция Lean Production пришла из США. Американские термины не являются точными аналогами японских, а русские – аутентичным переводом американских. Это заметно уже в названии третьего этапа 5S – сэисо – shine (англ. «сияние») – «содержи в чистоте». Однако в полной мере проявляется в названии пятого этапа: сицукэ – sustain – «совершенствование». В неточности перевода можно убедиться, заглянув в любой англо-русский словарь, где sustain – «поддержание» или «подтверждение». Создатели русского перевода хотели учесть определенные смысловые оттенки и решили, что «совершенствование» будет сильнее побуждать к действиям. Как результат – русский 5S не совсем такой, как американский 5S и японский. 
Интересно, что ни японские, ни российские эксперты не дают точных пояснений, что должно происходить на пятом этапе кроме проведения регулярных проверок рабочего пространства на соответствие установленным стандартам. Есть общее представление, что на пятом этапе нужно заниматься совершенствованием стандартов, созданных на четвертом этапе, но нет ни правил, ни процедур, позволяющих это делать на регулярной основе. 

Современные методы оптимизации рабочего места

Большинство руководителей крупных и мелких производственных предприятий жалуются на отсутствие дисциплины среди сотрудников и рабочих, а также на катастрофическое отсутствие порядка и организованности на рабочих местах.

Чаще всего такое отношение персонала к порядку на производстве обусловлено отсутствием единых правил внутри предприятия. Когда коллектив знает, что есть определённые требования, предъявляемые к каждому сотруднику, то соблюдать их намного легче.

Если вы твёрдо решили навести порядок и дисциплинировать сотрудников, обратите внимание на опыт самых организованных людей на планете – японцев

Краткая предыстория

После Второй мировой войны экономика Японии была полностью разрушена и перед руководством страны остро встал вопрос её восстановления. Поскольку Япония не богата природными ресурсами и полезными ископаемыми, ставку сделали на развитие современных технологий и производство.

Сегодня такая система широко применяется во многих сферах производства. Более подробно о ней, её принципах и методах расскажем далее.

Система 5S: определение, задачи и этапы

Определение

Система 5S – это уникальная методика оптимизации рабочего места, основной задачей которой является сократить расходы и потери предприятия, являющиеся результатом неэффективного размещения оборудования и халатного отношения сотрудников к дисциплине и порядку.

Такая система одинаково успешно применяется в производственных цехах и офисных помещениях.

Своё название система 5S получила, потому что она включает в себя 5 действий обязательных к выполнению каждым сотрудником. Это в равной мере относится к рабочему персоналу и к администрации предприятия.

Задачи

Внедрение системы 5S на производстве преследует ряд важных задач, среди которых:

• Предотвращение несчастных случаев на производстве и сокращение их числа;
• Производство продукции самого высокого качества, сокращение числа бракованных изделий;
• Создание благоприятных и комфортных рабочих условий, положительно влияющих на желание трудиться;
• Стремление унифицировать и стандартизировать рабочее место, что облегчает труд работников и сокращает время выполнения заданий;
• Улучшение показателей производительности благодаря уменьшению времени на поиск необходимых инструментов в пределах рабочего места/

Этапы системы 5S

Как уже отмечалось, система 5S состоит из 5 шагов, чем и объясняется её название. Это следующие шаги:

Сортировка – избавление от всех ненужных вещей и предметов. Если рабочее место захламлено, то рабочему требуется много времени, чтобы найти нужный инструмент или вещь. Поэтому каждый сотрудник должен внимательно осмотреть свое рабочее место и выявить предметы, которые:

• абсолютно не нужны и от них можно избавиться;
• могут храниться в специально-отведённых для них местах;
• активно используются и их необходимо оставить. Для каждого предмета должно быть выделено определённое место, где он постоянно будет находиться.

Каждый предмет на своём месте. Существуют четыре основных правила, как рационально распределить предметы в рамках рабочего пространства:

• предмет находится в поле зрения;
• до предмета легко дотянуться и взять его;
• лёгкое использование;
• возможность легко и быстро вернуть предмет обратно на место.

Поддержание чистоты – каждый работник несет ответственность за соблюдение порядка на своём рабочем месте. Сотрудники регулярно должны проверять находятся ли вещи на своих местах, предотвращать захламление и дезорганизацию рабочего места;

Стандартизация процесса. Правила и требования к организации и содержанию рабочего места должны быть закреплены и оформлены письменно, в виде свода правил или инструкций, которые должен знать каждый сотрудник;

Совершенствование организации и дисциплины. Регулярное приведение рабочего места в порядок должно войти в привычку и выполняться практически автоматически. Также рабочие должны вносить предложения касательно улучшения и совершенствования системы 5S;

Все вышеперечисленные действия логично вытекают одно из другого. Именно они лежат в основе эффективного управления любой сферой производства, а системный подход, который предполагает система 5S, даёт возможность оптимизировать рабочие процессы, нацелив их на высокий уровень результативности.